教育培训

随着教育培训市场竞争的不断加剧,跨区域连锁化经营与创建优势服务品牌已成为企业提升竞争力的重要手段。规模与品牌不仅使企业在市场竞争中占据优势,从而获得更多的客户和收入回报,同样也会在行业相关的供应链中具备很高的资源获取能力和相对较低的获取成本。因此,在这样的目标驱动下,凡是真正谋求长远发展的企业,都会不遗余力的去探索扩大经营规模,打造知名品牌的有效途径。而在诸多的途径当中,更多被企业经营者所关注的往往是一些“面子”工程,包括与知名机构的战略合作、行业认证、交流活动、校区形象建设、广告宣传与推广等等,可以说这些方面的投入常常是一掷千金终不悔。然而,在迅速扩张的形势之下,能否拥有一套与业务扩张相配套的管理体系和与之相匹配的管理技术手段支持,让企业不仅提升外在形象,同时也可以练好“内功”,真正做到“内外兼修,称霸武林”,却往往容易被企业经营者所忽视。也正是因为这种忽视,造成了企业在做大之后,难以保持原有的管理效率和赢利水平,各级管理人员也都因企业规模增长后带来的沟通、协作的不便而身心疲惫、叫苦不迭,进而影响其对业务的专注性,甚至工作的积极性,严重的还会造成核心人员的流失。而由于企业管理缺乏规范化、标准化的管理工具,处于对核心人员严重依赖的状态下,核心竞争力必然受到不良的影响,从而使企业发展陷入恶性循环。

因此,在企业规模不断扩大的发展趋势下,如何保持管理政策的统一性、业务操作的规范性、营销服务过程监控的实时性、各部门及人员协同的高效性以及企业经营管理决策的及时性和有效性,并在此基础上,保持行业内的竞争优势和企业发展速度,不断提升企业盈利水平,已经成为众多处于快速发展期的教育培训机构经营者所面临并亟待解决的问题。

面临的问题

教育培训行业的日常管理工作应该说是比较繁杂的,从课程的设置、班级的规划与调整、学员的招募与跟踪、教师与教务管理、教材与物资管理、总部与分校间的沟通与报表形成等等,各项工作都处在大数据量基础上的动态变化之中。因此,运营过程中的各个关键环节的任职人,均面临着不同的问题:

校长面临的问题

经常由于工作需要而外出,对学校的财务情况、招生情况、收费情况以及运营过程中的减免优惠和特殊情况处理结果等不能及时的了解和掌控;

为了了解各分校的运营情况,经常奔波于总部与分校之间,身心疲倦,顾此失彼;

总是到月底才能拿到经营报表,执行过程中难以及时掌握第一手资料;

各项工作的落实与跟进,缺乏过程跟踪,很多重要事项到最后才发现有执行偏差,即便能追究责任,却对工作结果无法补救;

心中规划的大好蓝图,难于切实贯彻到经营全过程,各部门、分校和员工间存在较大的执行差异;

企业经营过程中对员工个人的责任心、综合素质、业务水平的依赖性过高,导致人员招聘与维护成本增高,经营风险增大;

面对竞争对手的强大攻势,难于从客观数据分析中找到未来发展的方向,只凭感觉进行决策;

要么舍日常业务管理,顾外联合作的深入谈判,要么身陷日常业务监管,无力顾及未来发展的思考和运作,分身乏术,两者难兼顾。

市场人员面临的问题

用尽各种宣传推广方式,组织了很多市场活动,哪些效果好,哪些投入产出比更高,没有准确的数据统计,无法指导未来的工作;

不能有效收集招生数据,对招生的成功与失败缺乏经验总结;

对现有的学生特点和来源缺乏深入的分析,在激励政策的制定方面难以把握正确的方向,特别是在淡季的时候难以通过市场政策的调整促进招生工作的开展;

经常组织派发活动,但哪个派发地点的效果好,缺乏长期的跟踪统计,难以有效评价;

在活动密集的时候,兼职派发人员的工资核算,业绩记录工作量也很大,容易出错;

在做绩效统计的时候经常要做重复性的汇总和统计工作,一旦关键岗位人员发生了变化,统计工作更加困难。

总部职能部门面临的问题

各分校的各项物资是否充足,每天每月的消耗情况如何,库存量是否满足未来业务需要,各分校间是否存在不平衡的情况,需要采购或内部调拨,都需要靠人工随时关注,弄不好就影响业务活动或者造成资金的不合理占用;

每天拿着一大叠票据进行对账,分校多还要来回跑,体力和精力消耗都很大,对账过程一旦出现错账、乱账,查错、纠错困难重重,沟通协调中容易产生矛盾;

各种统计报表反复要求上报,各分校人员有意见,自身收集汇总工作量也很大;

总部统一制定的政策是否得到贯彻落实,每项工作开展,是否符合授权的范围,难于跟踪和监管;

哪个项目赚钱,哪个分校运作良好,难于得到即时的数据分析。

解决方案

正如我们所熟知的,集团管控的基础是对日常运营数据的有效采集,只有全面准确的收集到基础运营数据,才可能在此基础上做出有效的分析和判断。那么在手工作业的情况下,收集数据已成为一项繁重的日常工作,各个环节的人员,都因缺乏现代化的工具,而不断进行着重复性,并且差错叠出,总部的监管职能难以得到保障,因此,通过信息化的手段收集数据即成为建立总部监管机制的第一步。在此基础上,信息化工具要对各分校运营情况进行动态的支持,以确保各项工作的有序开展和关键环节的及时把控。最后,则需要对运营全过程的数据进行整合分析,而这个过程,应该是由系统自动对运营数据进行分析和整理,最终以图表的形式,直接展现给管理人员和决策者。

基于对培训教育行业发展趋势的了解,在多年技术积累的基础上,我们遵循集中管理、信息共享的原则,打造出培训教育企业的管理信息化平台。以服务学生,提升内部管理效率为中心,提供了针对性的信息化管理解决方案,以此来达到以下管理目标:

随时随地的呈现各项经营数据信息;

随时随地的掌握各项工作的处理进展;

随时随地的发现异常情况并进行人为干预;

随时随地的获取决策支持;

让工作更轻松,让协作更流畅,让管理更高效,让决策更容易,全面为各级人员减压!

系统特点

采用了最先进的B/S架构,有效支持跨地域、集团化培训教育机构的协同办公需求;

通过互联网将总部与分校的管理连接起来,实现数据的集中存储,实时共享;

实现各级工作人员按权限处理业务,查询数据;

通过工作流引擎技术处理跨区域的审批功能;

通过预设的条件,对关键数据进行预警提醒,保障工作的及时性,减少差错的产生;

软件及数据服务器集中管理,用户通过互联网访问,对硬件配置和网络带宽要求不高,部署和运行维护成本较低。

功能介绍

市场管理

提供对市场宣传、派发活动计划、执行、结果统计与分析的全程管理。

提供对兼职派发人员基本信息、参与派发活动记录、工资、等级排行等进行记载。

提供对市场部绩效、费用、目标客户群定位的分析。

教务管理

课程管理

可以增加、修改课程,并按课程类别进行查看。

可以对不同级别课程的课次、单次课时、所有教材、教具、教学内容进行设定。

可以设置并查看公开课。

班级管理

定义班级级别和升级序列规则,增加、管理班级信息,按班级的状态查询班级信息。

定义班级的名称、人数、分类、级别、开班周期、课时数、交费标准、是否强制扣费、教材费、相关课程、是否配外教、外教排课方式、班级状态及所属学校等信息。

可以对班级进行合并和升级处理。

可以针对选定的班级自动排课,自动检查冲突,最终课程表,排班方式包括批量排课、假期加课、天天排课和隔天排课。

可以对班级的剩余课次进行统一的调整。

可以查看并修改选定班级下的学生信息、交费明细、考试信息、教学进度和补课记录。

可以查看新开班的情况。

教室管理

可以增加、修改教室信息,对教室的容量、用途类型、日成本等进行记录。

可以查看各教室本日及本周的排课情况。

外教管理

可以记录外教的个人基本情况、计薪方式等信息,查看所有的外教情况。

可以对外教进行排课,形成任课表,并可按周查看。

补课管理

可以查看需要补课的信息提醒,并对已补课的信息进行管理。

考试管理

可以查看考试信息列表,也可以按条件进行查询,对无用的考试成绩进行管理。

预警提醒

课程提醒:可提示昨日、今日、本周及本月的课程安排,并对课程进行更新。

服务窗口:处理日常考勤、交费、选课、图书借阅、礼品兑换、信息查看、积分充值等业务。

学生考勤:服务窗口中的默认界面,支持刷卡和手动两种考勤方式。

交费向导:通过刷卡或手动录用学生卡号或姓名,即可进行老生续费退费操作,并自动生成相应的交费标准及交费记录。

选课向导:支持多种选课的模式,单人班选课(一对一培训)、多人班选课(小组课、小班课、集体课)、报多门课程(学多科,如语文、数学、英语)、按老师选课(只选择某个老师的课),先选择要学的课程,再选择可以报名的班级(报多门课程可一次选择多个班级),过程中可以填写学生的基本资料,可直接进入交费界面,自动引入班级建立时设置的交费标准,同时可以选择需要购买的物品,物品库存数与物资管理模块相关联,在此领用后,物品的库存总数中自动扣除,交费方式包括现金交费和银行存款,交费记录自动记入财务模块相应科目。资料填写完毕,即可确认收款,并可打印收据。

图书借阅:可为学生进行图书借阅服务,并自动生成借书记录。

礼品兑换:可根据学生的积分兑换等值的礼品,并自动生成礼品的出库记录。

信息查看:可查看学生的基本信息,交费信息,上课记录及近期课程。

充入积分:可为学生充入积分。

考勤提醒:可以提示出本日学生出勤信息,并根据需要给家长发送短信。

订课窗口及订课查询:可以处理订课业务并查询订课情况。

学费退费管理:处理退费业务,对退费学生、退费金额及退费原因等信息进行记录。

商品出售:可以对经营的商品进行销售记录,支持折扣与抹零两种优惠模式,支持现金与银行卡支付,同步更新财务数据。

学生转班:对学生进行转班处理。

课表计划提醒:可以对课表计划进行预警、对课程表和教室课表进行查询。

欠费学生提醒:可以提供订金欠费预警、欠费学生预警、已欠费学生提示、同步欠费学生信息,查询个人收款情况。

学生管理

可以建立和更新学生档案信息。

可以对学生的交费、回访、上课、补课、教师、考试成绩等信息进行编辑和查询。

可以按分校、就读状态、来源分类查询学生信息。

可以对回访结果进行查询;

可以对学生上课的教室进行查询;

可以对学生生日进行查询;

可以面向选定的学生群发短信;

可以查询学生成绩对比。

考勤管理

可以查询学生出勤信息。

可以对今日未到的学生进行考勤处理和短信发送。

非在籍学生

可以对咨询过的非在籍学生信息进行查询和跟进,记录回访情况,设定下次回访时间和提醒功能。

可以对非在籍学生的来源、意向、积极性等信息进行查询和分析。

教师相关应用

我的班级

可以查看和编辑教师本人授课的班级基本信息、课程表、学生信息、交费明细、考试信息、教学进度及补课记录。

我的课程

可以查看教师本人今日、明日、本周、本月、已上和未上的课程信息。

可以编辑本人的外部课程安排。

我的绩效

可以查看教师本人绩效情况,包括各个班级的本月课时数、课时费、开班日、升班情况、续班率、流失人数、当月的出勤记录以及整体的代课数、总课时数、公开课数、本年流失人数、总课时费等信息。

我的学生

可以按班级查看本人授课的学生信息、交费记录、上课记录、补课记录和考试成绩。

补课记录管理

可以按班级管理下属学生的补课记录。

学生催费管理

查询已欠费和需要催费的学生信息。

成绩管理

可以记录和修改本人授课班级的考试成绩。

作业管理

可以编辑本人授课班级的作业信息。

评语管理

可以编辑对本人授课各个班级下属学生的评语。

行政部门相关应用

行政管理

可以对会议安排、会议动态和会议纪要进行管理。

可以对资产的登记、管理、调拨、交接、报废等进行处理和查询。

可以对刊物进行入库、查询、借阅、归还等处理。

可以对礼品兑换情况进行记录和统计。

可以对公文的模板进行管理。

库存管理

可以对商品出售进行记录。

可以查看并处理各部门的物资预定申请。

可以对入库商品的数量、成本、销售价、关联的会计科目等进行记录。

可以对出库信息进行记录。

可以对学生刷卡领书进行处理。

可以对库存情况进行查询和修改。

可以对物资进行调拨和报损。

可以对库存情况进行预警。

可以按分校查看库存情况、按套查询教材情况。

人事部门相关应用

考勤管理

可以按日、月查询考勤情况。

工资管理

可以按员工记录基本工资、考勤扣款信息、保险补贴、补助、带班费、续班费、绩效考核及流失学生扣款及工资总额等信息;

可以按月查看工资情况。

可以查看全部工资档案。

绩效管理

可以设置并查询教师绩效考核信息。

可以查询续班率,可以对续班率进行手工调整,调整记录将被记载。

可以对插班学生、转班学生和流失学生进行调整。

档案管理

可以建立并更新员工档案。

可以查看整体员工档案信息。

生日提醒

可以提供本月及明日过生日员工信息的提醒。

财务部门相关应用

收入管理

办理交费业务,对书费、学费、商品销售情况进行记录和查询。

可以对储值卡进行管理。

对即将欠费和已经欠费的学生进行查询。

对订金欠费学生和订金退费学生进行查询和业务处理。

对其他收入进行管理。

费用管理

对费用的总账及明细科目进行设置,对费用支出进行记录和修改。

按科目进行费用查询和处理。

对费用修改历史进行查询。

对各分校的费用情况进行查询和处理。

资产管理

对资产相关科目进行设置和处理。

按科目、年、月、学校等条件,对资产信息进行查询和统计。

对资产修改历史进行查询。

负债管理

对负债相关科目进行设置和处理。

按科目、年、月、学校等条件,对负债信息进行查询和统计。

对负债修改历史进行查询。

所有者权益

对权益相关科目进行设置和处理。

按科目查询权益信息。

权益修改历史查询。

校长相关应用

工作任务

制定工作任务并下发。

查看所有及过期工作计划。

查看所有、未读、本月工作总结。

查询本月及上月未提交总结的员工。

财务信息

查看损益表、资产负债表、财务日报、现金日记账、银行日记账。

查看各分校的应收账款情况。

按日、周、月、年查询现金流明细。

查询现金、存款及现金流总额情况。

对学费修改、学费减免、学费打折、特殊学费、推荐卡、零书费等进行监控。

对未交费学生、试听学生的情况进行监控。

对应收学费情况进行监控。

分校对账

按日、周、月、年进行各分校的现金账、银行账及损益表对账。

决策分析(分析数据及图表均由系统自动生成)

课程分析:按月、年、整体和班级对课程热度进行排行。

班级分析:提供班级一览表、近期开班计划查询。

学员分析:按分校统计各年级在读学生人数分布情况,对学员年级分布查询分析,对学员的就读学校进行分析,对学校年级分布进行分析,对考试成绩排行进行查询,对转班、插班、流失学生进行查询。

招生效果分析:对招生总人数、人次、新生、转化率、试听人数、班级数及本月收入、费用、收入累积情况进行统计分析。

财务预测分析:根据班级的升班情况、新生情况以及完成授课的情况预测未来收入情况。

财务对比分析:提供各月份与上一年度的收入、费用、人数的对比分析。

协同办公相关应用

个人办公

咨询记录:根据实际情况记录来电或来访咨询的人员信息,并可记录其参加公开课的情况,做回访记录,并设置下次回访提醒。

每日提醒:系统将根据事先设定好的时间将当日需要回访的学生列表显示出来。

电子邮件:可在学校内部进行邮件的收发,收到新邮件系统在桌面会自动提醒。

内部短信:可与在线人员即时聊天或发送邮件,可以给离线人员留言,对方上线后系统会弹出留言短信窗口。

工作总结:完成个人工作总结,并上报至选定的领导,发送后领导窗口将弹出提醒;如果未上报至领导,则将显示在未提审总结中。

个人通讯方式:可以对自己的通讯方式进行填写和更新。

个人档案:可以对个人档案进行填写和更新。

个人资料维护:可以对个人登陆名及密码进行修改。

我的学生:可以查询自己所招学生的基本信息、回访记录、交费记录、上课记录、补课记录、考试成绩、教师信息、就读状态等信息,并可对联系方式进行修改,可发送短信。

学生退费:可以查询自己相关学生的退费信息。

工作计划

可以制定、查询和修改本日、本周、本月工作计划。

可以对计划设置提醒功能,并查看设置了提醒的工作计划内容。

可以查看未完成和已完成的工作计划。

辅助办公

提供网址大全、天气预报、地图、在线翻译、邮编区号查询、IP地址查询、火车时刻表查询、火车票预定、飞机航班查询等常用工具网址链接功能。

公用信息

通知:可发布、查看和管理各类通知,收到新通知,系统会在桌面弹出提示。

会议动态:可查看会议列表、会议内容、会议状态及会议纪要。

员工通讯录:可编辑和查看员工的通讯信息。

组织架构:可查看部门、岗位及任职人的信息。

教师考勤:可对教师进行考勤。

发起协作:可以新建工作,并提交审核,可以查询已经发起的工作及目前的状态。

工作流转:可以查看并处理待办工作。

协作管理:可以对协作工作进行查询和监控,对滞后事项进行催办。

知识管理

规章制度:可在学校内部进行各种文档类规章制度的发布,以方便大家随时查阅。

大事记录:可记录学校发生各类有纪念意义的大事件,以供全员了解学校的发展历程。

学校计划

可设置和发布本日、本周、本月学校整体工作计划,相关人员会在桌面收到提醒。

信息交流

可以在交流论坛发贴,也可以发布内部短消息。

基础设置

员工管理

对系统用户及登陆日志进行管理。

系统设置

对部门、岗位及权限组进行管理。

扩展功能与外部接口

一卡通集成

通过学员ID卡建立一卡通体系,实现考勤、交费、查询等各项功能。

来电管理

实现来电弹屏,根据来电号码自动弹出相关学员/线索的信息。

电话录音,可自动录制通话,可以方便查询。

家校通

家长可以通过此功能对学生缴费情况、上课情况及考试成绩等进行随时的了解。

短信通

学校可以通过此功能发布市场推广短信、学生交费与催费短信、学生出勤情况反馈短信等,与家长之间建立更好的沟通。

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