办公自动化

现代企业在经营管理中,随着企业规模的扩大,面对越来越快的节奏,越来越多的信息。企业需要管理更加灵活的办公信息,员工需要面对更加复杂的业务处理,由传统工作方式向智能化工作方式转变,选择适用的办公自动化系统(Office Automation System,下称OA),是企业适应这一变化必经的过程。

通过OA系统的应用规范工作流程,完善公司管理,为科学决策、监控管理及时汇总管理数据;OA系统能更好的实现异地办公管理、团队协作管理等复杂的管理活动。通过OA系统企业能有效消除企业内部的信息孤岛,建立高效的办公自动化环境,保障信息传递顺畅、资源高效利用;将部分工作E化,使员工从繁锁的手工处理、重复劳动中解脱,提高办公效率,降低办公成本。

同时,OA是企业信息化应用中最基础的环节之一,OA业务与实际工作贴近,简单易用,容易实施,而且实施效果直接、明显。通过OA的应用能有效推动企业整体信息化水平的提升,为实施更加复杂的ERP、CRM等系统打下良好基础。

面临的问题

从企业管理角度,企业管理过程中信息传递方式繁琐,人为因素对工作质量影响较大,难于提高管理水平;领导层不能随时随地的掌控企业的运行状态,缺少对决策的支持,进行决策时缺少全面及时的统计数据,对管理现状进行分析时缺乏科学依据。

从部门协作角度,行政工作具有职能分散、涉及面广等特点,很多企业存在办公流程无统一标准,工作成果分散,不易量化成果和追究责任等问题,至使办公成本居高不下、部门间协作性差、资源浪费等现象,企业资源得不到有效利用。

从员工执行角度,工作中缺乏统一规范,企业的各种表单、文件、合同等格式不统一,各类数据格式不统一,存在严重的“数据孤岛”,员工只能在没有固定的标准的情况下使用,造成各类办公数据混乱;办公效率很难提高:文件、印章、办公用品、车辆等基础的工作办公人员要花费大量精力进行协调、沟通、记录、统计等工作,使工作人员陷入繁琐和重复性工作中无法快速提高工作效率。

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解决方案

针对企业办公过程中存在的各类问题,我们将新闻、文件、电子邮件、消息提醒、会议、流程、督办工作这些企业日常职能进行更好地整合,在企业内部建立一个有效的信息发布和交流的平台,提高信息在企业内部的流通速度,实现资源的合理共享。

系统从使用者角度将办公自动化软件划分为框架、个人工作层、公司工作层和辅助工作层四个部分,为员工提供简捷的事务处理系统,完全体现了个人办公空间。同时也形成了完整的公司工作层信息平台,强大的统计、分析功能配以灵活的辅助沟通工具,将企业信息流实现完美的整合。

通过OA系统在企业内部建立统一的信息化办公平台,进行工作流、信息流和知识流的整合管理。实现:部门业务的电子化、规范化、自动化;文件流转管理及审批流程;企业内部信息资源的有效利用和管理;数据、公文电子交换;真正实现协同办公,快速提升整体办公效率和竞争力。实现公司日常办公的全面信息化,促进整体办公效率的提升。

系统特点

灵活的权限管理

系统提供了对各业务系统中精确到每一个页面、每一个菜单甚至每一个按钮的控制,并根据业务分工抽象出各种权限角色,通过与用户的灵活匹配达到权限的任意定制成为可能。另外在权限的基础上可以任意指定用户的操作公司或部门范围,使集团型的企业管理人员跨企业、部门管理在技术上得以实现。

高度集成的信息流

公文管理、新闻管理能及时向员工发布企业信息;即时通讯工具、企业论坛、内部邮箱使员工与领导、员工与员工之间顺畅沟通;提醒、日程安排及时、准确传达工作信息。

工作平台场景化

除了对各业务系统的操作层提供了详细的管理页面外,系统还对企业各用户层按工作职责定义了不同的个性化页面,为不同的用户层提供了集成的网络办公环境,而且在自身的权限范围内可以自行添加根据工作爱好的管理入口,成为系统的管理驾驶舱。

系统功能组合应用

用户可以选择其中部分业务功能组合成自己需要的OA系统。不必全部实施,使用者完全可以根据业务需要量身定制自己的OA系统。

轻松实现功能扩展

在OA系统基础上实现与CRM、营销管理、采购管理、项目管理等扩展应用,而不必考虑平台、数据接口等限制。

个人工作层

主要管理帮助企业实现员工办公管理自动化,提升工作效率,促进管理升级。个人办公系统内容包括:提醒、呼叫、工作流转、日程安排、通讯录、交流区、个人信息、工作汇报、常用链接等。

1.提醒:系统自动发送个人工作相关提示信息;通过提醒处理相应工作,为将其设为待办工作,也可删除至回收站,对已读未读提醒信息区别显示;系统可自动分类、按时提醒。

2.呼叫:实现企业内部离线通信的重要工具。不但支持多附件,而且支持备份功能,同时可以引用企业通讯录、系统自定义组、用户自定义组、最近联系历史等,使企业点对点或点对多点通信快速便捷。

3.工作流转:员工可看到自己的待审批工作,提出的工作和处理的工作等。系统可以根据业务的需要,对实际工作的工作流执行情况进行E化定制,可以自行设置每个节点、调整顺序、对节点的控制者进行按人员、岗位、层级多种方式设定,而且在每一节点可以设定简单条件进行逻辑运算辅助工作流的进行,使企业的协同工作可以通过计算机系统突破时间、空间的限制得以实现。

4.日程安排:员工设置个人日程安排及提醒周期,区分重要事项、会议、外出、纪念日等不同类型,到期安排系统自动提醒;根据需要可设置“附加人员”,为相关人员填写日程;日历视图查询,操作更加直观;

5.通讯录:记录公司的通讯录信息,方便查询并具有导出功能。

6.交流区:提供给员工的一个交流平台,提供给公司的一个知识平台,通过该平台可以互相交流心得和发表自己的意见和见解。

7.个人信息:员工可查看自己的个人档案,并可对自己的联系信息进行及时更新。

8.工作汇报:员工可随时记录自己的日报、周报,并可向上级汇报,部门负责人还可以记录自己部门的周报上报给公司。

9.即时通:即时通是OA系统之外的一个强大的辅助工具,它不仅仅是企业级即时通信平台,保证用户通过网络适时进行交流,降低企业通信费用,提升企业内部沟通效率,更对OA各子系统进行高度的集成。通过即时通可实现在线实时对话、多人会话、发送附件、发送离线消息等功能,并提供了系统呼叫、提醒向用户的主动推送服务,使用户之间的信息和系统的提醒监控信息可以实时传递到用户手中。

公司工作层

包括公共信息、新闻中心、公文管理、规章制度、会议管理、车辆管理、行政管理和费用申报管理。同时可拓展到人力资源管理内容,如人员考勤、员工生日提醒、合同到期提醒、试用期到期提醒、退休提醒等。

1.新闻中心:能方便的实现公司日常新闻发布和管理,可进行新闻栏目设置、专题设置、新闻管理、新闻审核重要新闻下发、焦点新闻固定位置以及多项用户可个性化应用功能等。

2.公文管理:用于处理企业内部的各种公文信息。可严格控制公文传递,实现公文的标准化、流程化,相对于传统的公文处理提高了处理效率和准确性。包括公告模版管理、签发单位印章管理、公告管理和公告审批等。

3.会议管理:用电子化、网络化、智能化的手段实现会议的管理和调配,在企业内部实现完全电子化的会议申请、会议计划、会议通知、会议变更、会议签到、会议纪要、会议督办以及会议文件的存档和查询统计等功能,并可对会议的各项内容进行督办。

4.印鉴管理:该系统能够实现企业对印鉴的各项管理。员工可以通过系统网络平台对需要加盖的印章提出申请,经过相关责任人和审批人审批通过后到办公室盖章,办公室会对详细内容存档备查。

5.办公用品管理:对日常办公用品进行简单的库存及使用情况管理。包括办公用品基本信息、入库管理、领用记录和借用记录。

6.档案管理:档案管理子系统能够实现对通用于文书、科研、会计、声像、实物等各类档案和资料的自动化管理工作。该系统集档案归档、查询检索、档案借阅和查阅、档案销毁、信息发布等多功能于一体,有序地组织档案管理的整个管理过程,并实现企业总部、下属企业、部门档案的集中化存储和检索,实现对企业档案进行统一、高效、标准的管理。

7.车辆管理:对车辆的使用及缴费情况进行管理。包括车辆档案、维修记录、油耗记录、车辆缴费和出车记录。

8.证照管理:该系统能够将企业的工商执照、以及各种资质进行全面有效的管理,从而防止在手工管理过程中常常由于人为疏忽而造成证照丢失、证照过期、证照失效等各种损失。该系统可以对企业各种类型的证照的登记、变更、注销、年检等各种业务进行全面管理,具有各种预警提醒功能。

9.执行督办:执行督办子系统是为了确保将企业的重要决定、决策和领导下达的指令能够更好地贯彻落实,而对各项事件的指令下达、执行情况及评价进行全程地跟踪和督办。该系统运用了大量的提醒功能,指令下达人、执行人、督办协调人均能及时收到相应提醒,并及时对相关情况进行反馈沟通,从而能够大大提高工作效率和团队执行力。

10.通讯费用管理:通讯费用管理子系统可以通过记录企业各部电话的实际发生费用的情况,进行横向和纵向地分析,既可根据期间趋势分析,也可以对某一部电话进行对比分析,还可根据费用异常情况做出相应的处理,以避免或减少企业的电话费用资源的浪费。

11.生日贺卡:可以设置不同类别的电子贺卡,指定发送时间和接收人,系统将自动把贺卡以及福祝发送给员工。

12.征求意见:系统不仅可以征求意见,还可以对某一决议进行表决,实际工作中,征求意见完全可以配合其它业务流程共同使用。管理员在后台可以对各项议题的意见结果进行汇总、统计。

13.请款报销:请款报销管理功能将对资金申请、资金审批、资金安排、请款支付、报销申请、报销审核、报销记账等各个环节统一管理,并可由主管领导、财务主管等多级审批,管理者可以对请款和报销情况进行汇总、统计。

14.无形资产:无形资产管理功能可以对企业的专利、商标、商誉等无形资产的登记、评估、转让、审核、续展、年检等业务进行管理,并可以统计分析企业无形资产的情况。

15.合同管理:建立企业的合同管理档案,记录合同执行、纠纷情况,并提供相应的统计查询。

16.人力资源:对企业的人事信息进行管理,包括企业的组织架构、职位信息、人事档案信息、人事业务的相关处理、人事档案的业务处理等,并提供相应的统计分析。

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